Bestuurssecretaris

Wij hebben een vacature voor een bestuurssecretaris € 4.367 - € 5.903 | Boxtel/hybride | 32-36 uur uur | HBO+/WO

Een strategisch ondersteunende rol op het gebied van governance, compliance en bestuursondersteuning bij een relatief jonge en ambitieuze woonstichting. Die heb jij als bestuurssecretaris bij JOOST in Boxtel. Als rechterhand van onze bestuurder en betrouwbare sparringpartner voor de Raad van Commissarissen ben je een onmisbare collega. Extra boeiend: dit is binnen onze organisatie een nieuwe rol die jou volop ontwikkelruimte biedt.

Dit doe jij als bestuurssecretaris

De kern van je rol? Je bewaakt voor onze directeur-bestuurder en de Raad van Commissarissen (RvC) het besluitvormingsproces en de bijbehorende procedures. Zo draag je bij aan de kwaliteit van onze interne besluitvorming en maak je een heldere verantwoording mogelijk richting de Autoriteit Woningcorporaties en belanghebbenden, zoals onze huurders. Je werkzaamheden zijn divers. Zo steek je veel energie in procesbewaking en het adviseren daarover. Je borgt dat wij de juiste procedures volgen op het gebied van onder meer governance en compliance. Bovendien geef je gevraagd en ongevraagd advies over bijvoorbeeld nieuwe wet- en regelgeving en de gevolgen daarvan voor onze organisatie.

Je bent een spil in onze overlegstructuur. Je stelt de agenda op voor de overleggen van de bestuurder, het MT en de RvC. Je verspreidt tijdig de vergaderstukken, zorgt voor heldere verslaglegging en bewaakt de actiepunten. Bestuursbesluiten leg je zorgvuldig vast en deel je binnen onze organisatie en met de RvC. Voor de leden van de RvC sta je altijd klaar bij vragen, bijvoorbeeld over procedures bij de aanstelling van hun leden. Verder bereid je bestuurlijke verantwoordingstukken voor onder meer het jaarverslag voor.

Ook bewaak je onze governancestructuur en de bijbehorende interne reglementen en je treedt op als privacy-officer. Je ontwikkelt het beleid en adviseert over vraagstukken op het gebied van de AVG en privacy waardoor de organisatie compliant werkt. Waar al jouw inspanningen toe leiden? Tot doortastende en vlotte besluitvormingsprocessen en tot juiste procedures en reglementen.

Een werkdag als bestuurssecretaris

Je start de dag met een kop koffie met Marieke, onze directeur-bestuurder. Samen bekijken jullie de agenda van de komende weken. De heidag met de RvC staat op de planning en die ga jij voorbereiden. Ook het regionale overleg met alle bestuurders en wethouders werk je verder uit. Vervolgens verzamel je alle stukken die nodig zijn voor de aankomende MT-vergadering. Je checkt de actielijst en vraagt bij enkele collega’s de stand van zaken op. Daarna buig je je over recent aangepaste wetgeving en breng je de eventuele gevolgen daarvan voor onze governancestructuur in beeld.

Om 12.30 uur sluit je aan bij onze maandelijkse JOOST-lunchbijeenkomst, even informeel bijpraten met collega’s over verschillende thema’s. In de middag heb je een RvC-vergadering die je notuleert. Daarna leg je nog de laatste hand aan een advies aan het bestuur over een klachtafhandeling. Je checkt meteen of ons klachtenreglement volgens de nieuwe wetgeving nog actueel is. Voordat je je laptop afsluit en naar huis gaat, loop je nog even binnen bij Marieke. Morgenochtend heeft zij een meeting met de manager Bedrijfsvoering en je brengt haar de laatste versie van de onderliggende financiële stukken. Zo kan zij goed voorbereid naar dit overleg.

Dit ben jij

Jij bent dé sparringpartner voor het bestuur die hen advies geeft op algemeen bestuurlijk gebied, actuele wet- en regelgeving en governance. En moet het bestuur en de RvC een strategische beslissing maken, dan zorg jij voor een goede voorbereiding zodat zij een goed besluit kunnen nemen. Verder breng je structuur aan en bewaak je de voortgang van werkzaamheden. Dat gaat je goed af. Ook in een organisatie die volop in beweging is, houd jij steeds het overzicht. Je voelt feilloos aan hoe je anderen kunt aanzetten tot het op tijd oppakken van zaken. Tegelijkertijd weet je ook precies wanneer een pas op de plaats beter is.

Verder breng je mee:

Hbo+/wo-niveau, aangevuld met specifieke kennis op het gebied van volkshuisvesting, onderzoekstechnieken en bestuur- en beleidszaken.
Minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
Juridisch onderlegt en kennis op het gebied van governancecodes en privacywetgeving.

Dit krijg je ervoor terug

Onze arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Woondiensten. We hebben prima secundaire arbeidsvoorwaarden en bieden veel ruimte om je te ontwikkelen. Wanneer je bij ons komt werken, kun je verder rekenen op:

een fulltime bruto maandsalaris tussen € 4.367,- en € 5.903,- (schaal K CAO Woondiensten 2023);
een jaarlijks ontwikkelingsbudget van € 900 (wat je ook mag sparen!) en een aanvullend opleidingsbudget;
de mogelijkheid extra vakantiedagen te kopen of verkopen;
een goed pensioen bij een stabiel pensioenfonds. JOOST betaalt 2/3 van de premie;
een maandelijkse vergoeding voor jouw ziektekostenverzekering;
een vergoeding voor woon-werkverkeer waarbij het OV volledig wordt vergoed;
de mogelijkheid om een elektrische fiets of elektrische auto te gebruiken voor je zakelijke afspraken;
goede thuiswerkfaciliteiten met een vast bedrag van € 500 voor de aanschaf van meubilair zodat je ook thuis een fijne en gezonde werkplek kunt inrichten;
een laptop en telefoon die je ook voor privé mag gebruiken;
een actieve personeelsvereniging die gezellige activiteiten organiseert;
een afdelingsbudget voor het organiseren van leuke dingen;
én andere leuke personeelsbijeenkomsten, zoals een gezellige zomerborrel en uiteraard een kerst- en nieuwjaarsborrel.

In eerste instantie krijg je een jaarcontract met uitzicht op vast.

Word jij onze nieuwe bestuurssecretaris?

Spreken de ambities van JOOST jou aan? Stuur dan vóór 20 november 2023 je cv en motivatie naar sollicitatie@wonenbijJOOST.nl onder vermelding van bestuurssecretaris.

Wil je meer weten?

Heb je vragen over de functie? Neem dan contact op met onze directeur-bestuurder Marieke Vossen via 06 21 66 93 28 of marieke.vossen@wonenbijjoost.nl.

Wil je meer weten over de procedure? Dan kun je terecht bij onze HR-adviseur Evelijn Wegink, via 06 23 94 14 16 of via sollicitatie@wonenbijjoost.nl.

Zo verloopt je sollicitatie

Na de sluitingsdatum bekijken we alle reacties. Lijken we een goede match? Dan maken we graag nader kennis met je. Dit eerste gesprek vindt plaats in week 48. Daarna volgt een tweede gesprek en een arbeidsvoorwaardengesprek. Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.